Günümüzde iş hayatında bilgilendirme yapmak ve profesyonel iletişim kurmak adına en yaygın kullanılan yöntemlerden biri e-postalardır. E-postalar sayesinde sadece bilgi paylaşmakla kalmaz, aynı zamanda ihracat amaçlı yazışmalar yaparak iş ilişkilerinizi güçlendirebilirsiniz. Ancak e-posta yazışmalarında dikkat edilmesi gereken belirli kurallar vardır ve bu kuralların ihracat gibi uluslararası işlemlerde önemi büyüktür. Aşağıda ihracat amaçlı mail gönderirken dikkat edilmesi gereken bazı önemli noktalar bulunmaktadır:
1. Dikkat Çekici Giriş ve Hitap Şekli:
Bir e-posta gönderirken giriş cümlesi, karşı tarafın dikkatini çekebilmek adına özenle seçilmelidir. Resmi bir dil kullanılarak, hitap ettiğiniz kişinin statüsüne uygun ifadeler tercih edilmelidir. “Sayın” ya da “Sn.” gibi hitaplarla başlanmalı, samimi bir üslup yerine profesyonel bir ton kullanılmalıdır.
2. Kısa ve Öz Gelişme Kısmı:
E-postanın gelişme bölümünde verilmek istenen mesaj, fazla detaylandırılmadan, net ve anlaşılır bir biçimde aktarılmalıdır. Gereksiz bilgi yüklemesi yerine, anahtar kelimeler belirlenerek önemli kısımlar öne çıkarılabilir. Ana mesajınızı kısa tutarak, okuyucunun ilgisini kaybetmeden hedefinize ulaşabilirsiniz.
3. Resmi Bir Sonuç Cümlesi:
Sonuç kısmı, e-posta yazışmalarının en önemli bölümlerinden biridir. İhracat amaçlı yazışmalarda “Bilgilerinize arz ederim” gibi resmi bir dille yazılan sonuç cümleleri e-postanın resmiyetini artırır. Ayrıca, mesajınızı “İyi günler dilerim” gibi dilek cümleleri ile sonlandırarak daha sıcak bir hava yaratabilirsiniz.
4. Ekler ve Bağlantılar:
E-postanızda belgelere, fotoğraflara veya bağlantılara yer verecekseniz, bu eklerin amacını ve içeriğini açıklamak oldukça önemlidir. Özellikle ihracat süreçleriyle ilgili ek belgeler gönderirken, alıcıyı doğru yönlendiren açıklamalar eklemek profesyonellik katacaktır.
5. E-posta İmzanızın Düzenlenmesi:
İhracat amaçlı bir e-posta gönderirken profesyonel bir imza kullanmak, karşı tarafta güven oluşturur. E-posta imzanızda isim, soyisim, firma adı, unvan, iletişim bilgileri ve mümkünse LinkedIn bağlantınız gibi detaylar yer almalıdır.
